7 Sai Lầm Phổ Biến Trong Chuyển Đổi Số và Cách Khắc Phục

7 Sai Lầm Phổ Biến Trong Chuyển Đổi Số

Chuyển đổi số là một xu hướng không thể bỏ qua, nhưng 60-80% dự án thất bại vì những sai lầm phổ biến. Dưới đây là 7 sai lầm thường gặp và cách khắc phục nhanh chóng:

• Thiếu chiến lược rõ ràng: Không có kế hoạch cụ thể dẫn đến lãng phí nguồn lực. → Giải pháp: Xây dựng lộ trình rõ ràng với mục tiêu cụ thể.
• Thiếu hỗ trợ từ lãnh đạo: Lãnh đạo không cam kết hoặc giao phó toàn bộ cho bộ phận CNTT. → Giải pháp: Lãnh đạo cần trực tiếp tham gia và thúc đẩy văn hóa số.
• Đào tạo nhân viên không đầy đủ: 70% nhân viên thiếu kỹ năng số. → Giải pháp: Đầu tư vào đào tạo kỹ năng và nâng cao năng lực đội ngũ.
• Tư duy đặt công nghệ lên hàng đầu: Đầu tư sai công nghệ, không phù hợp nhu cầu. → Giải pháp: Chọn công nghệ dựa trên mục tiêu kinh doanh.
• Kế hoạch bảo mật yếu: Việt Nam ghi nhận 90.033 lỗ hổng bảo mật năm 2024. → Giải pháp: Áp dụng bảo mật toàn diện từ đầu.
• Không đo lường hiệu quả: Thiếu KPI rõ ràng dẫn đến khó đánh giá tiến độ. → Giải pháp: Xây dựng và theo dõi KPI phù hợp với mục tiêu.
• Quản lý thay đổi kém: Nhân viên phản kháng, văn hóa doanh nghiệp không sẵn sàng. → Giải pháp: Lên kế hoạch thay đổi chi tiết và khuyến khích đổi mới.

Bảng tóm tắt các sai lầm và giải pháp

Hành động ngay hôm nay: Tập trung vào chiến lược, lãnh đạo, và đào tạo để đảm bảo chuyển đổi số thành công.

Sai lầm 1: Thiếu Chiến lược

Vấn đề: Không có Định hướng Rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số mà không có chiến lược rõ ràng, dẫn đến lãng phí nguồn lực và không đạt được mục tiêu kinh doanh. Theo thống kê, gần 98% doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi số ^[5]. Các vấn đề phổ biến khi thiếu chiến lược bao gồm:

• Lựa chọn công nghệ không phù hợp với quy mô và nhu cầu.
• Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban, gây cản trở tiến độ.
• Khó đánh giá hiệu quả và không kịp thời điều chỉnh khi cần.

Giải pháp: Xây dựng Kế hoạch Số hóa

1. Đánh giá hiện trạng: Phân tích các quy trình hiện tại để xác định những điểm yếu và hệ thống không còn phù hợp ^[3].
2. Xác định mục tiêu cụ thể: Ví dụ, Công ty Rạng Đông đã xây dựng chiến lược chuyển đổi số từ 2020 đến 2025 với tầm nhìn đến 2030, giúp tăng trưởng 15,6% vào năm 2020 và 16% vào năm 2021.
3. Lập lộ trình triển khai: Chia quá trình thành từng giai đoạn nhỏ, tập trung vào các dự án thử nghiệm trước khi mở rộng quy mô ^[9].

Các Thành phần Quan trọng của Chiến lược

“Chuyển đổi số không phải là đích đến mà là một hành trình mà chúng ta luôn kế thừa và phát triển.” – Ông Lê Vũ Minh, Giám đốc Tư vấn Chuyển đổi số tại FPT Digital ^[8]

Một chiến lược số hóa bài bản là bước khởi đầu quan trọng để đảm bảo thành công. Theo nghiên cứu, các tổ chức có chiến lược quản lý thay đổi tốt có khả năng đạt hoặc vượt mục tiêu chuyển đổi số cao gấp 6 lần ^[4]. Sau khi xây dựng chiến lược, sự hỗ trợ từ lãnh đạo cũng đóng vai trò thiết yếu để đảm bảo hành trình chuyển đổi diễn ra trôi chảy.

Sai lầm 2: Thiếu Sự Hỗ Trợ từ Lãnh đạo

Vấn đề: Hạn chế trong Cam kết của Ban Lãnh đạo

Theo thống kê, có đến 60-80% các dự án chuyển đổi số thất bại ^[2]. Một trong những nguyên nhân lớn nhất là sự thiếu cam kết từ lãnh đạo cấp cao. Một số biểu hiện thường gặp bao gồm:

• Giao phó toàn bộ trách nhiệm cho phòng CNTT mà không có sự giám sát chặt chẽ
• Thiếu sự hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp
• Không xây dựng kế hoạch quản lý thay đổi cụ thể
• Phân bổ ngân sách và nguồn lực không hợp lý

“Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy nhiều doanh nghiệp ‘giao phó tất cả’ cho phòng CNTT để khám phá và thực hiện các thay đổi liên quan đến công nghệ… Đây là một trong những lý do chính khiến phần lớn các dự án chuyển đổi số thất bại.” – TS. Nguyễn Quang Trung, Trưởng Khoa Quản trị, RMIT Việt Nam ^[2]

Điều này đòi hỏi sự thay đổi từ chính lãnh đạo, không chỉ ở cách quản lý mà còn trong cách truyền cảm hứng và dẫn dắt các phòng ban.

Giải pháp: Tăng cường Sự Tham gia của Lãnh đạo

1. Xây dựng văn hóa số
MISA đã minh chứng điều này khi tự động hóa quy trình kế toán nhờ việc thúc đẩy văn hóa đổi mới từ lãnh đạo ^[7].

2. Đầu tư vào phát triển nhân sự
Hơn một nửa doanh nghiệp Việt Nam nhận định rằng chi phí và nguồn vốn hạn chế là rào cản lớn ^[1]. Lãnh đạo cần đảm bảo ngân sách được phân bổ hợp lý cho việc đào tạo kỹ năng số và phát triển nhân tài.

3. Khuyến khích nhân viên tham gia đổi mới
FPT.eInvoice là một ví dụ điển hình, khi doanh nghiệp này cho phép nhân viên tham gia cải tiến hệ thống. Điều này không chỉ giảm bớt thủ tục giấy tờ mà còn tăng hiệu quả quy trình ^[7].

Thực hành Lãnh đạo Hiệu quả

Chuyển đổi số không chỉ là việc thay đổi công nghệ mà còn là sự thay đổi toàn diện về con người, quy trình và văn hóa ^[11]. Khi lãnh đạo trao quyền cho nhân viên và tạo môi trường làm việc tin cậy, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thích ứng với những thay đổi số ^[10].

Những chiến lược này không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức mà còn đặt nền móng cho sự thành công bền vững trong hành trình chuyển đổi số.

Sai lầm 3: Đào tạo nhân viên không đầy đủ

Vấn đề: Lực lượng lao động chưa sẵn sàng

Một khảo sát gần đây cho thấy 70% nhân viên tại Việt Nam chưa nắm rõ các kỹ năng cần thiết trong thời đại số ^[12]. Điều này dẫn đến những hệ quả đáng lo ngại:

• 76% tổ chức thiếu nhân sự đủ khả năng bảo vệ hệ thống khỏi các mối đe dọa mạng ^[12].
• Nhu cầu kỹ năng số tăng hơn 200% từ năm 2018 đến 2022 ^[13].
• Hơn 50% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đầu tư nguồn lực cho đào tạo ^[1].

“Giải quyết vấn đề và tư duy thuật toán ngày càng trở nên quan trọng bởi AI có thể hỗ trợ lập trình, nhưng lập trình viên cần các kỹ năng phân tích như cách tiếp cận vấn đề, phân tích và thiết kế mã.”
– GS. Hoàng Hữu Hạnh, Giám đốc Trung tâm Đào tạo Quốc tế, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông (PTIT) ^[12]

Giải pháp: Phát triển kỹ năng cho nhân viên

Để khắc phục tình trạng này, các doanh nghiệp cần ưu tiên phát triển kỹ năng cho đội ngũ nhân viên. Dưới đây là các kỹ năng cần chú trọng:

Sau khi xác định các kỹ năng quan trọng, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cụ thể để xây dựng năng lực số.

Xây dựng năng lực số

1. Đánh giá nhu cầu đào tạo
   Phân tích những khoảng trống về kỹ năng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Theo khảo sát, 34% nhân viên thiếu thời gian học tập và 29% gặp khó khăn về chi phí khóa học ^[12].
2. Thiết kế chương trình đào tạo phù hợp
   Các chương trình đào tạo cần được xây dựng với nội dung dễ hiểu, tập trung và có thể hoàn thành trong thời gian ngắn.

   “Các đơn vị đào tạo cần tập trung vào việc tạo ra nội dung tương tác, có trọng tâm và có thể học trong thời gian ngắn.”
   – Mr. Hanh ^[12]

3. Triển khai đào tạo hiệu quả
   Đảm bảo việc đào tạo được thực hiện bài bản, theo đúng lộ trình đã đề ra.

Khảo sát cho thấy gần 80% nhân viên cảm thấy việc nâng cao kỹ năng giúp cải thiện mức lương và khả năng thương lượng ^[12]. Đây là minh chứng rõ ràng cho vai trò quan trọng của đào tạo trong chiến lược phát triển nguồn nhân lực số.

Sai lầm 4: Tư duy đặt công nghệ lên hàng đầu

Vấn đề: Đuổi theo công nghệ

Theo thống kê, 70% sáng kiến chuyển đổi số không đạt được mục tiêu ^[14]. Trong số 1,3 nghìn tỷ USD chi tiêu cho chuyển đổi số trong năm qua, có đến 900 tỷ USD bị lãng phí vì các doanh nghiệp tập trung quá nhiều vào công nghệ mà bỏ qua nhu cầu kinh doanh thực tế ^[14].

Những hậu quả khi đặt công nghệ lên hàng đầu bao gồm:

• Đầu tư vào các giải pháp không phù hợp, gây lãng phí.
• Nhân viên phản đối do lo ngại mất việc làm.
• Quy trình làm việc hiện tại bị gián đoạn hoặc phá vỡ.
• Văn hóa doanh nghiệp bị ảnh hưởng tiêu cực.

Giải pháp: Lựa chọn công nghệ dựa trên nhu cầu kinh doanh

Để tránh lãng phí nguồn lực, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng các tiêu chí sau:

“There is no single technology that will deliver ‘speed’ or ‘innovation.’ Digital transformation works because leaders focus on changing organizational culture and processes before they decide what digital tools to use and how to use them.” – Behnam Tabrizi và cộng sự ^[14]

Sau khi lựa chọn công nghệ, doanh nghiệp cần đánh giá giá trị đầu tư thông qua các chỉ số cụ thể.

Đánh giá giá trị đầu tư công nghệ

Để đo lường hiệu quả, các doanh nghiệp nên tập trung vào:

1. Chỉ số tài chính
   Xác định ROI, thời gian hoàn vốn và Giá trị hiện tại ròng (NPV) để đánh giá lợi ích tài chính từ khoản đầu tư ^[16].
2. Chỉ số hiệu suất
   Theo dõi các KPI như tăng trưởng doanh thu, giảm chi phí vận hành, và năng suất nhân viên ^[16].
3. Phản hồi từ người dùng
   Thu thập ý kiến từ nhân viên và khách hàng để đánh giá tác động của công nghệ mới đến trải nghiệm và hiệu quả công việc ^[16].

Khi công nghệ được chọn phù hợp với mục tiêu kinh doanh, các chỉ số như ROI và KPI sẽ phản ánh rõ ràng giá trị đầu tư. Thị trường dịch vụ CNTT tại Việt Nam dự kiến đạt 3,20 tỷ USD vào năm 2028, với tốc độ tăng trưởng hàng năm 12,70% từ năm 2023 ^[15]. Điều này cho thấy tiềm năng lớn trong việc đầu tư công nghệ đúng hướng tại Việt Nam.

Sai lầm 5: Kế hoạch bảo mật yếu kém

Vấn đề: Lỗ hổng bảo mật

Tính đến tháng 6/2024, Việt Nam đã ghi nhận 90.033 lỗ hổng bảo mật. Số vụ tấn công mạng đã tăng 9,5%, với gần 14.000 vụ được báo cáo. Trong đó, 27,4% nhắm vào nền tảng và phần mềm, 25,3% vào website doanh nghiệp. Đáng chú ý, có tới 280.000 máy tính bị nhiễm mã độc APT, tăng 55% so với năm 2022. Tổn thất từ ransomware trong 6 tháng đầu năm 2024 đã vượt mức 240 tỷ đồng ^[17][18][19].

Giải pháp: Tiếp cận bảo mật từ đầu

Để xây dựng một hệ thống bảo mật hiệu quả, doanh nghiệp nên tập trung vào các biện pháp sau:

“Khi doanh nghiệp chuyển đổi số, các tội phạm mạng có thêm cơ hội khai thác các giao dịch ngân hàng và thanh toán trực tuyến.” – Trần Đức Anh, Chuyên viên tại Tilleke & Gibbins ^[17]

Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu cách các quy định bảo vệ dữ liệu tại Việt Nam giúp củng cố hệ thống bảo mật.

Quy định bảo vệ dữ liệu tại Việt Nam

Nghị định về Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (PDPD) đưa ra những yêu cầu quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ ^[20]:

1. Lưu trữ dữ liệu

Các tổ chức phải lưu trữ dữ liệu cá nhân trong lãnh thổ Việt Nam và có hiện diện vật lý khi cung cấp dịch vụ qua mạng.

2. Đánh giá tác động

Bắt buộc thực hiện Đánh giá Tác động Bảo vệ Dữ liệu (DPIA) và duy trì nhật ký hệ thống cho mọi hoạt động xử lý dữ liệu.

3. Biện pháp bảo vệ

• Sử dụng mã hóa và phân loại dữ liệu
• Áp dụng các phương pháp xác thực mạnh và kiểm soát truy cập
• Giám sát và phát hiện xâm nhập liên tục
• Đào tạo nhân viên về nhận thức bảo mật

Với hơn 20 triệu cảnh báo tấn công mạng chỉ trong quý I/2024 ^[17], việc tuân thủ các quy định bảo mật là điều không thể xem nhẹ, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng phát triển.

Sai lầm 6: Không có chỉ số đo lường thành công

Vấn đề: Thiếu theo dõi hiệu suất

Theo báo cáo của Everest Group, có tới 73% doanh nghiệp không đạt được giá trị kinh doanh từ quá trình chuyển đổi số của họ ^[24]. Nguyên nhân chính thường xuất phát từ:

• Chọn KPI không phù hợp: Chỉ tập trung vào số lượng người dùng hoặc quy trình mà bỏ qua các yếu tố chiến lược ^[21].
• Sử dụng KPI sai mục đích: KPI chỉ được dùng để báo cáo mà không hỗ trợ ra quyết định quan trọng ^[21].
• Thiếu rõ ràng trong giám sát: Vai trò giám sát KPI và phạm vi dự án không được xác định rõ ràng ^[22].

Giải pháp: Thiết lập KPI rõ ràng và hiệu quả

Để đảm bảo chuyển đổi số mang lại giá trị thực, doanh nghiệp cần xây dựng một bộ KPI phù hợp với mục tiêu chiến lược. Dưới đây là một số ví dụ:

Ngoài việc thiết lập KPI, việc theo dõi liên tục các chỉ số thành công chủ chốt là rất quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả chuyển đổi số.

Các chỉ số thành công quan trọng trong chuyển đổi số

1. Hiệu quả vận hành
   Theo Deloitte, 81% doanh nghiệp đánh giá ROI chuyển đổi số thông qua năng suất ^[23]. Điều này đòi hỏi phải theo dõi kỹ lưỡng thời gian xử lý quy trình và chi phí vận hành.
2. Mức độ tương tác
   Đo lường qua tỷ lệ áp dụng công nghệ mới, mức độ hài lòng của người dùng, và phản hồi từ họ ^[27].
3. Tạo giá trị mới
   Với mục tiêu kinh tế số đóng góp 30% vào GDP năm 2030 ^[26], doanh nghiệp cần theo dõi doanh thu từ sản phẩm số và hiệu quả của các mô hình kinh doanh mới.

Sai lầm 7: Vấn đề quản lý thay đổi

Vấn đề: Sự phản kháng từ nhân viên

Theo nghiên cứu từ RMIT Vietnam và KPMG Vietnam, sự phản kháng từ nhân viên và các bên liên quan là một trong những rủi ro lớn nhất khi triển khai chuyển đổi số ^[2]. Nguyên nhân chính thường đến từ việc văn hóa doanh nghiệp chưa sẵn sàng cho đổi mới, nỗi lo thất bại, và cảm giác bất an khi tổ chức thay đổi cấu trúc.

Chuyển đổi số thường dẫn đến thay đổi vai trò và cơ cấu, khiến nhân viên cảm thấy mất ổn định ^[1]. Điều này đặc biệt rõ ràng ở các doanh nghiệp nhỏ, nơi văn hóa đổi mới và chấp nhận rủi ro chưa được xây dựng mạnh mẽ ^[2].

Giải pháp: Các bước quản lý thay đổi

Để giảm thiểu phản kháng và đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau:

Những bước này tạo nền tảng cần thiết cho quá trình chuyển đổi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần điều chỉnh chiến lược sao cho phù hợp với văn hóa và bối cảnh địa phương.

Chiến thuật quản lý thay đổi cho doanh nghiệp Việt Nam

“Khi cố gắng hiểu bối cảnh văn hóa, điều quan trọng là phải xem xét không chỉ văn hóa quốc gia và khu vực mà còn cả văn hóa doanh nghiệp, thế hệ và văn hóa nghề nghiệp. Chúng thậm chí có thể có tác động lớn hơn.” – Robert Gibson, Chuyên gia Liên văn hóa ^[28]

Để quản lý thay đổi hiệu quả, doanh nghiệp tại Việt Nam cần chú ý ba yếu tố quan trọng:

• Xây dựng năng lực văn hóa: Tăng khả năng thích nghi và cam kết trong tổ chức bằng cách hiểu và tôn trọng giá trị văn hóa của đội ngũ.
• Trao quyền cho người dẫn dắt: Đào tạo các nhân sự chủ chốt, giúp họ trở thành những người thúc đẩy thay đổi tích cực trong nhóm.
• Đánh giá liên tục: Theo dõi tiến độ và tác động của thay đổi qua các chỉ số cụ thể, điều chỉnh kịp thời khi cần.

Bất cập của chuyển đổi số với nhân viên

Kết luận

Từ việc nhận diện sai lầm đến việc đưa ra các giải pháp cụ thể, giờ là lúc chúng ta tập trung vào hành động để biến chuyển đổi số thành hiện thực.

Những điểm quan trọng cần lưu ý

Nền kinh tế số tại Việt Nam được kỳ vọng đạt mốc 45 tỷ USD vào năm 2025 ^[29], mở ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp trên hành trình số hóa.

Đã đến lúc doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết để biến những chiến lược này thành hành động cụ thể.

Lập kế hoạch cho bước tiếp theo

“Chuyển đổi số thành công đòi hỏi những quyết định sáng suốt và hành động kịp thời, tận dụng công nghệ và tài sản số để đạt được kết quả rõ ràng.” – Shashi Jagadiswaran, Partner, EY Consulting Vietnam Joint Stock Company ^[30]

• Phân tích hiện trạng – đánh giá xu hướng, công nghệ, mô hình kinh doanh và năng lực nhân sự ^[25].
• Xác định tầm nhìn và định hướng chiến lược với các chỉ số đo lường rõ ràng ^[25].
• Tập trung vào cải thiện nền tảng nội bộ và nâng cao trải nghiệm khách hàng ^[25].

Khởi động hành trình

Với nền tảng số đã được xây dựng, doanh nghiệp có thể bắt đầu hành trình chuyển đổi bằng cách:

• Ưu tiên các lĩnh vực trọng điểm như tài chính, ngân hàng, y tế, giáo dục và sản xuất ^[6].
• Đầu tư vào đào tạo nội bộ và thu hút nhân tài phù hợp ^[25].
• Liên tục đánh giá hiệu quả và cập nhật kết quả đến các bên liên quan ^[25].